Ga naar hoofdinhoud

Wij zoeken een zakelijk verantwoordelijke voor de coördinatie van ons uitvoerend secretariaat (m/v/x)

16/01/2023

Vacature: voltijds contract (1 VTE) van onbepaalde duur

SAAMO Gent komt op voor het recht op een menswaardig leven voor mensen in maatschappelijk kwetsbare posities. SAAMO Gent wil deze mensen opnieuw greep laten krijgen op hun leven en hun omgeving. Met een ploeg van ruim 40 medewerkers proberen wij samen met deze mensen het verschil te maken en zetten we beleidsmakers aan om uitdrukkelijk te kiezen voor armoedebestrijding, solidariteit en herverdeling.

Opbouwwerkers worden dagelijks geconfronteerd met onrecht en mensonwaardige situaties. Om in deze moeilijke omstandigheden zich staande te kunnen houden is goede zorg en omkadering nodig. De backoffice is een belangrijke schakel in deze zorg. Ze zorgt ervoor dat mensen degelijk werkmateriaal hebben, dat lonen en gemaakte kosten correct en tijdig uitbetaald worden, dat er een transparant en gezond financieel beleid gevoerd wordt, mensen hun weg vinden in het doolhof van arbeidsrechtelijke en administratieve regelgeving.

Daarbij staat het secretariaat in het hart van een veranderende organisatie. SAAMO Gent wordt een fluïde organisatie, waarin verantwoordelijkheden gedeeld worden en samenwerken centraal staat. Het secretariaat maakt deel uit van deze veranderende omgeving en zoekt daarom iemand die de veranderende processen mee vorm geeft en ondersteunt. Medewerkers zijn experten op hun deelgebied, de zakelijk verantwoordelijke is een coach die zijn team aanstuurt tijdens teamvergaderingen en aanzet tot samen nadenken en oplossingen zoeken voor complexe problemen. Het team secretariaat of backoffice staat in voor volgende taken:

  • algemene administratie o.a. het economaat, onthaal en permanentie, uitleenmateriaal, aankoopbeleid, verzekeringen;
  • personeelsbeleid, o.a. instaan voor de payroll, personeelsvragen, up to date houden arbeidswetgeving… ;
  • financieel beleid, o.a. opmaak financiële analyses, simulaties, begroting en afrekening;
  • preventie en veiligheid;
  • boekhouding;
  • ICT-beleid, o.a. aankoop en onderhoud hard-ware, afspraken met externen ifv software…

JOBINHOUD – WAT DOE JE?

Coach

  • Je staat in voor het coachend leidinggeven aan de diverse backoffice-medewerkers (4 – 6 medewerkers);
  • Je motiveert en begeleidt de eigen medewerkers door bv. het voeren van coachings- en evaluatiegesprekken, het organiseren van het werkoverleg en de teamvergadering;
  • Je ondersteunt de medewerkers door hen te begeleiden tijdens het uitvoeren van complexe opdrachten;
  • Je stelt een planning op en (her)verdeelt de taken in de dagelijkse werking (bv. bij nieuwe opdrachten en afwezigheden);
  • Je geeft opdrachten en deadlines aan de medewerkers en controleert de door de medewerkers uitgevoerde taken;
  • Je hebt kennis van veranderingsmanagment;

Financiën

  • Je beheert de financiële administratie;
  • Je vergelijkt de loon- en andere kosten met de begroting door het uitvoeren van een boekhoudkundige analyse;

Loon en personeel

  • Je implementeert de afspraken m.b.t. het personeelsbeleid in de dienst;
  • Je volgt de personeels gerelateerde vragen op;
  • Je informeert over de actuele en toekomstige loonkost door het opmaken van de personeelsbegroting;
  • Je legt wijzigingen in personeelsdossiers ter goedkeuring voor (bv. tijdskrediet) en rapporteert over het personeelsbestand (bv. absenteïsme);
  • Je onthaalt nieuwe medewerkers en informeert hen over de manier van werkenen van de organisatie;

Administratie

  • Je bent intern en extern contactpersoon voor administratieve vragen: je centraliseert en beantwoordt vragen;
  • Je maakt verschillende overzichten en rapporten op en stelt deze voor aan de bevoegde overlegorganen;
  • Je maakt instructies op zodat de administratie uniform en conform de geldenderegelgevinggebeurt;
  • Je vereenvoudigt de uitvoering van administratieve taken door het opstellen van handleidingen en het uniformiseren en actualiseren van documenten (bv. sjablonen);
  • Je volgt de uitvoering van administratieve procedures en afspraken op door het uitvoeren van controles (bv. m.b.t. de indiening van afwezigheidsattesten, de richtlijnen i.v.m. prestaties) en meldt afwijkingen aan de betrokken verantwoordelijke;
  • Je maakt offertes op en/of voert aanbestedingen uit volgens de wet op de overheidsopdrachten;
  • Je formuleert intern na vergelijking van offertes een aankoopvoorstel;

Extra

  • Je evalueert de werking van informaticatoepassingen van de administratieve dienst;
  • Je bevraagt relevante medewerkers hierover;
  • Je bent verantwoordelijke voor bijkomende staftaken in afstemming met collega coaches en algemeen coôrdinator (bv. : VTO beleid)

 

WIJ VRAGEN – COMPETENTIES

  • Je hebt een hart voor opbouwwerk en voelt verbinding met de missie van SAAMO,
  • Je bent een oplossings- en doelstellingsgericht persoon die communicatief is, loyaal, reflectief en graag kennis deelt,
  • Je hebt kennis van boekhouden,
  • Je hebt kennis van financiële en sociale wetgeving,
  • Je hebt kennis van de procedures en het functioneren van de organisatie en de sector,
  • Je hebt rekenkundig inzicht,
  • Je kan werken met de nodige specifieke informaticatoepassingen,
  • Je kan leidinggeven aan het backoffice team (1 – 10 personen),
  • Je staat in voor het motiveren, oriënteren en mobiliseren van het team om de vooropgestelde doelstellingen te bereiken,
  • Je past het personeelsbeleid toe,
  • Je lost personeel gerelateerde problemen van de dienst op in overleg met de hiërarchisch verantwoordelijke en teamcoaches,
  • Je rapporteert zowel intern als extern over personeels- en financiële aangelegenheden, je adviseert de algemeen coördinator in financiële en personeelsaangelegenheden,
  • Je past de administratieve procedures toe, actualiseert deze op basis van wijzigingen in de regelgeving en verzoekt de algemeen coördinator om toestemming bij afwijkingen,
  • Je respecteert de deadlines en stelt hiertoe een duidelijke planning op,
  • Je geeft uitleg aan de administratieve medewerkers en aan leidinggevenden over administratieve procedures,
  • Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de eigen dienst door het bewaken van een uniforme toepassing van de procedures.

WIJ BIEDEN – WERKOMSTANDIGHEDEN

  • Je krijgt de tijd om je in te werken in je taak (6 – 12 maanden) en beschikt op dat moment over een individuele coach,
  • Je komt terecht in een gedreven team,
  • Contract: onbepaalde duur, 100 %,
  • Indiensttreding 1 maart 2023,
  • Loon: barema B1A,
  • Ervaring kan in rekening gebracht worden (anciënniteit),
  • Soepele verlofregeling en compensatie meeruren,
  • Woon werk vergoeding.

Beeldschermwerk (<80 %) is een vereiste voor deze functie.

PRAKTISCH?

  • Stuur jouw CV en motivatie ten laatste tegen 1 februari 2023 door naar frank.vandepitte@saamo.be
  • Bepaal zelf hoe je jouw motivatie voor deze job wil overbrengen: een brief, een filmpje, een blog, een foto, … De keuze hiervoor ligt helemaal bij jou.
  • Wil je meer weten over de job inhoud alvorens je je kandidaat stelt? Contacteer Frank Vandepitte op 0488 90 08 49 of frank.vandepitte@saamo.be  (in verlof van 20/12/2022 tot 08/01/2023)
  • We houden eraan om elke kandidatuur te beantwoorden. Kom je volgens ons in aanmerking voor de job? Dan nemen wij rechtstreeks contact met jou op voor een verkennend gesprek in de week van 6 februari.

SAAMO Gent voert een diversiteitsbeleid bij aanwerving van medewerkers. Competenties zijn bij ons belangrijker dan geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst. SAAMO Gent nodigt uitdrukkelijk sollicitanten van niet-Belgische origine uit zich voor deze vacature kandidaat te stellen.

Back To Top